As Habilidades Do Administrador

Segundo Katz, o sucesso do administrador depende mais do seu desempenho do que de seus traços particulares de personalidade, daquilo que ele faz e não daquilo que ele é. E o seu desempenho é o resultado de certas habilidades que o administrador possui e utiliza. Uma habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado. Para Katz, existem três tipos de habilidades importantes para o desempenho administrativo bem-sucedido: ashabilidades técnicas, humanas e conceituais. As habilidades técnicas envolvem o uso de conhecimento especializado e facilidade na execução de técnicas relacionadas com o trabalho e com os procedimentos de realização. É o caso da habilidade em contabilidade, programação de computador, engenharia etc. As habilidades técnicas estão relacionadas com o fazer, isto é, com o trabalho com “coisas”, como processos materiais ou objetos físicos e concretos. É relativamente fácil trabalhar com coisas e com números porque eles são estáticos e inertes, não contestam nem resiste, à ação do administrador.


As habilidades humanas estão relacionadas com o trabalho com pessoas e referem-se à facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade decomunicar, motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos individuais ou coletivos. As habilidades humanas estão relacionadas com a interação entre as pessoas. O desenvolvimento da cooperação dentro da equipe, o encorajamento da participação sem receios e o envolvimento das pessoas são aspectos típicos de habilidades humanas. É preciso saber trabalhar com pessoas e através das pessoas.

As habilidades conceituais envolvem a visão da organização ou da unidade organizacional como um todo, a facilidade em trabalhar com idéias e conceitos, teorias e abstrações. Um administrador com habilidades conceituais está apto a compreender as várias unções da organização e complementá-las entre si, entendendo como a organização se relaciona com seu ambiente e como as mudanças em uma parte da organização afetam o restante dela. As habilidades conceituais estão relacionadas com o pensamento, o raciocínio, o diagnóstico das situações e a formulação de alternativas de solução dos problemas. Representam as capacidades cognitivas mais sofisticadas do administrador e que lhe permitem planejar o futuro, interpretar a missão, desenvolver a visão e perceber oportunidades onde ninguém vê. Na medida em que um administrador faz carreira e ascende na organização, ele precisa, cada vez mais, desenvolver as suas habilidades conceituais para não limitar a sua empregabilidade. Empregabilidade é a capacidade que uma pessoa tem para conquistar e manter um emprego. Conquistar um emprego pode até ser fácil; o mais difícil é mantê-lo a longo prazo.

O administrador

O administrador é o responsável pelo desempenho de uma ou mais pessoas de uma organização. O administrador obtém resultados através de sua organização e das pessoas que nela trabalham. Para tanto, ele planeja, organiza, dirige pessoas, gere e controla recursos materiais, financeiros, de informação e tecnologia visando à realização de determinados objetivos. Na verdade, o administrador consegue fazer as coisas através das pessoas, razão pela qual elas ocupam posição primordial nos negócios de todas as organizações. As pessoas são geralmente chamadas de subordinadas, funcionários, colaboradores, parceiros ouempreendedores internos. Todo administrador assume uma responsabilidade básica: ajudar a sua organização a atingir elevado desempenho através das pessoas e da utilização de todos osseus recursos – materiais, financeiros, de informação e tecnologia. provavelmente não existe algo mais vital à sociedade do que o papel do administrador, o qual determina se uma instituição social pode servir bem à comunidade ou simplesmente desperdiçar talentos e recursos.

O administrador dá direção e rumo às suasorganizações, proporciona liderança às pessoas e decide como os recursos organizacionais devem ser dispostos e utilizados para atingir os objetivos da organização. Essas atividades se aplicam não somente ao alto executivo, mas também ao supervisor de primeira linha. Em outras palavras, aplicam-seao administrador que se encontra em qualquer nível da organização.

Os Níveis Organizacionais

O administrador pode estar situado em um dos três níveis organizacionais: no nível institucional, intermediário ou operacional de uma organização. Em cada um dos níveis organizacionais, o papel do administrador é diferente.

Nível Institucional
É o nível administrativo mais elevado da organização. É constituído pelo presidente e diretores que compõem a alta administração e tomam as principais decisões da organização. Nas grandes organizações, existe o Conselho Administrativo, que determina o que o presidente e a direção devem fazer. O nível institucional é o nível mais periférico da organização, e recebe o impacto das mudanças e pressões ambientais. Recebe também o nome de nível estratégico, pois é o responsável pela definição do futuro do negócio como um todo. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visãoestratégica, para definir a missão e os objetivos fundamentais do negócio.

Nível Intermediário
É o nível administrativo que articula internamente o nível institucional com o nível operacional da organização. É o nível do meio do campo e é composto pelos gerentes. Recebe o nome de nível gerencial ou tático. Funciona como uma camada amortecedora dos impactos ambientais, pois recebe as decisões globais tomadas no nível institucional as transforma em programas de ação para o nível operacional. Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-os em meios de ação cotidiana para que o nível operacional possa transforma-los em execução. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão tática.

Nível Operacional
É o nível administrativo mais baixo de todos. É o mais íntimo da organização e constitui a base inferior do organograma. É o nível que administra a execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão operacional. Recebe o nome de supervisão de primeira linha, pois tem contato direto com a execução ou operação, que é realizada pelos funcionários não-administrativos e operários que se incubem da realização das tarefas e atividades rotineiras do dia-a-dia da organização.


Assim, em qualquer organização, a administração é exercida por meio desses três níveis em estreita coordenação entre si. Eles formam o chamado aparato administrativo da organização. Cada um deles tem a sua função específica.

Muitas vezes, alguns profissionais não- administradores são promovidos do nível de execução para o nível administrativo de certas organizações, como médicos (em hospitais), engenheiros (nas indústrias), contabilistas (em consultorias de auditoria e contabilidade), economistas (em organizações públicas) ou advogados (em consultorias jurídicas), onde deixam parcialmente a sua especialidade original para se tornarem administradores. A partir daí, passam a necessitar de conhecimentos mínimos de administração.

Por Que A Administração É Necessária?

A administração é necessária nas organizações por três razões principais:
1. Para alcançar objetivos.
2. Para equilibrar objetivos conflitantes.
3. Para conseguir eficiência e eficácia.

PARA ALCANÇAR OBJETIVOS
É necessária a administração para alcançar os objetivos organizacionais. O objetivo da maioria das organizações, tanto públicas (não-lucrativas) como privadas (que visam lucro), é fornecer um serviço para o público. Naturalmente, as empresas privadas devem ter lucro como resultado de suas operações e, numa economia capitalista, isto é aceitável e até mesmo considerado de interesse público. Entretanto, mesmo nas empresas que visam lucro, o objetivo deve ser de oferecer serviços a outros, de forma que os proprietários tenham lucro. Portanto, se você deseja ser administrador de uma empresa privada, deve se lembrar da necessidade de ter como seu objetivo primordial um “serviço lucrativo”. Se a empresa não oferecer um serviço, perderá fregueses e não dará lucro. Se não houver lucro, a empresa não será capaz de atingir seu objetivo de prestação de serviço.

PARA EQUILIBRAR OBJETIVOS CONFLITANTES
Ao tentar atingir seus fins administrativos devem manter equilíbrio entre os objetivos e as atividades conflitantes dos interesses numa organização. Entre estes estão empregados, proprietários, fregueses, autoridades governamentais, credores, enfim os contribuintes. A administração detém a confiança e deve equilibrar os interesses de grupos bem diversificados. Desempenha a função de guardiã dos interesses dos proprietários, que desejam um retorno satisfatório de seu investimento. O retorno pode ser lucro (como nas empresas) ou serviço (como no governo municipal, estadual ou federal). Deve também levar em consideração os interesses dos empregados, que desejam ter um bom salário, condições de trabalho seguras e confortáveis, tratamento justo e eqüitativo, o maior grau possível de segurança no trabalho, e mais folgas. Também precisam ser levados em consideração os interesses do público, entre os quais notamos consumidores, ambientalistas e defensores dos direitos civis. A administraçãodeve também agradar a seus fregueses, clientes e consumidores, pois sem eles a organização não teria razão de ser. Deve-se levar em consideração também os credores, fornecedores, líderes sindicais e associações de classe. Finalmente, a administração deve satisfazer as necessidades e exigências de vários governos. Se a administração favorece um grupo à custa de outros, irá, a longo prazo, criar um desequilíbrio prejudicial à organização.

Este desafio, como se pode ver, relaciona o equilíbrio das operações internas como o
ambiente externo. Por causa dessa ênfase na responsabilidade social e ética empresarial, a
administração não pode dar somente prioridade aos proprietários e empregados. pelo contrário,
deve também satisfazer os que estão fora e cujo futuro esteja de certa forma ligado ao da
organização.

Para desempenhar este novo e exigente papel, os administradores têm de estabelecer pelo menos três tipos de relacionamento. Em primeiro lugar, devem manter um relacionamento pessoal satisfatório com a família e os amigos. Em segundo, devem manter um relacionamento organizacional com os empregados e com os outros administradores. Finalmente, deve-se manter um relacionamento externo e muitas vezes conflitante com o “público” da organização.

O processo administrativo

Administração significa, em primeiro lugar, ação. A administração é um processo de tomar decisões e realizar ações que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organização, execução e controle. Os processos administrativos são também chamadas funções administrativas ou funções gerenciais. Outros processos ou funções importantes, como coordenação, direção, comunicação e participação, contribuem para a realização dos quatro processos principais.

Funções ou processos do processo administrativo.

- Planejamento: Planejamento é o processo de definir objetivos, atividades e recursos.

- Organização: Organização é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realização; é também o processo de distribuir os recursos disponíveis segundo algum critério.

- Direção: Execução: é o processo de realizar atividades e utilizar recursos para atingir os objetivos. O processo de execução envolve outros processos, especialmente o processo de direção, para acionar os recursos que realizam as atividades e os objetivos.

- Controle: Controle é o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los.

O Conceito De Administração

A palavra administrar tem vários significados. Não há um padrão universalmente aceito para a definição do termo administração. O próprio Aurélio aponta em seu dicionário essa multivariedade de significado, como: gerir, ministrar, conferir. Entretanto, quando se trata de negócios, é importante a busca de um consenso em seu significado.

O mais importante e consistente uso do termo administração é aquele em que ele é visto como um processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos. Administrar não significa executar tarefas ou operações, mas sim fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto. O administrador não é aquele que faz mas sim o que faz fazer. A administração faz as coisas acontecerem através das pessoas, levando as organizações ao sucesso. Na realidade, a administração não é uma ciência exata, mas uma ciência social, pois, ao lidar com negócios e organizações, ela o faz basicamente por meio das pessoas.

A administração visa alcançar objetivos organizacionais de maneira eficiente e eficaz. A eficiência significa fazer as coisas bem e corretamente. Relaciona-se com os meios. É uma medida da proporção dos recursos utilizados para alcançar os objetivos, ou seja uma medida de saídas ou resultados comparados com os recursos consumidos. A administração pode alcançar um objetivo com um mínimo de recursos ou pode ultrapassar objetivos com os mesmos recursos. As medidas de eficiência podem ser o custo do trabalho, a utilização de equipamento, a manutenção de máquinas e o retorno do capital investido, por exemplo. Um administrador eficiente é aquele cuja unidade de trabalho opera diariamente com um custo mínimo de materiais e de trabalho. Contudo, a eficiência é necessária, mas não é suficiente. Deve haver eficácia, principalmente, o que significa atingir objetivos e resultados. A eficácia relaciona-se com os fins e propósitos. É o grau em que a administração consegue atingir seus objetivos. É a medida do resultado da tarefa ou alcance do objetivo estabelecido. Um administrador eficaz é aquele cuja unidade de trabalho alcança diariamente as metas de produção em termos de quantidade e qualidade de resultados.

Porém, nem sempre eficiência e eficácia caminham juntas e de mãos dadas. Muitas vezes, o administrador é eficiente ao extrair o máximo dos recursos disponíveis, mas não é eficaz por não atingir os objetivos esperados. Acaba morrendo esgotado na praia. Outras vezes, é eficaz ao atingir os alvos previamente estabelecidos, mas queimando recursos pelo meio: ganha a guerra, mas deixam mortos e feridos ao longo do caminho, devido à sua ineficiência. O ideal é ser eficiente e eficaz. Isso tem um nome: excelência.

As diferenças entre eficiência e eficácia.
Eficiência
Fazer corretamente as coisas
Preocupar-se com os meios
Enfatizar métodos e procedimentos
Cumprir os regulamentos internos
Treinar e aprender
Jogar futebol com arte
Saber batalhar Ser pontual no trabalho

Eficácia
Fazer as coisas necessárias
Preocupar-se com os fins
Enfatizar objetivos e resultados
Atingir os alvos e objetivos
Saber e conhecer
Ganhar a partida de futebol
Ganhar a guerra Agregar valor e riqueza à organização